Från författaren: Artikeln publicerades i tidningen "Director", nr 2 (14)/2009 Som Nalle Puh sa, tid är som honung... om den finns där , då är det omedelbart borta. Eller snarare, Vinny pratade förstås bara om honung, men du måste erkänna att med tiden i en ledares arbete händer detta väldigt ofta. Jag kom till jobbet på morgonen före alla andra, hade inte tid att se mig omkring - det var redan lunch (och ofta märkte jag det inte ens), och där var det redan - och de anställda sträckte sig mot utgången - de, du förstår, arbetstiden är över... Med volymen och mångfalden av arbete som chefen måste göra det - räcker inte 24 timmar på ett dygn för honom. Även om påståendet att med välorganiserad tid inte bör ta mer än 6-8 timmar om dagen är också sant. Det är därför vi föreslår att du räknar ut vart det, chefens tid, tar vägen många sätt att slösa tid på, och var och en av oss lägger flitigt till denna lista med våra egna "sänkor", men generaliserat kan vi identifiera flera huvudorsaker till tillfälliga förluster av ledning: - felaktigt organiserat mötessystem; underordnade, - felaktig prioritering, - felaktig organisation av arbetstagarnas plats och information, - brist på intern motivation. Felaktigt organiserat mötessystem Med stor sannolikhet kan det konstateras att du verkligen slösar tid under möten i fallet när: - Dina arbetsmöten på fem minuter och vecko-/månadsmöten tar mer än 20 respektive 60 minuter. det finns definitivt förväntningar på varje möte vart och ett av dem är sent - det finns ingen tydlig ordning på mötena och/eller ingen tidsgräns för deltagarnas anföranden anges (det finns inga tidsgränser för varje tal); under mötena diskuteras problem och frågor relaterade till en eller två närvarande personer löses, medan resten (och du också) inte gör något - mötet måste avbrytas på grund av telefonsamtal som kommer till den fasta telefonen rum eller deltagarnas mobiltelefoner; - Du är själv närvarande vid möten där du inte har något att säga (antingen för att ämnena inte är dina, eller av andra skäl, vad som kallas femminutersmöten i organisationer). ständigt förvandlas till tråkiga "en och en halv timme", och regelbundna slutmöten "äter upp" ibland halva arbetsdagen. Det är av denna anledning som de allra flesta chefer, särskilt i budgetorganisationer, inte gillar möten som en klass. I verkligheten är regelbundna möten ett utmärkt ledningsverktyg, som är inriktat på att spara arbetstid och även möjliggör kontroll. , stimulering och överföring av information inom företaget och framför allt upprätthålla disciplin bland de anställda. Det viktigaste är att organisera processen korrekt, och då kommer den exceptionella effektiviteten av möten inte att vänta på sig. Det andra skälet. Omvänd delegering från underordnades sida Vi kan lugnt säga att du är mottaglig för omvänd delegering, och det tar upp mycket av din tid när: - Dina underordnade verkligen gillar att kontakta dig med olika frågor, inklusive, enligt din mening, små. och obetydlig; - mer än två timmar om dagen spenderar du på att "stödja" underordnades arbete (såvida vi inte pratar om nykomlingar som precis har anlänt till organisationen - anställda ringer dig ofta på telefon). inte är i organisationen, eller på helger om du har ett annat schema - Du hör ofta komplimanger från serien "Du är så smart, du vet allt", "Du kommer definitivt att göra det bättre", "Tja, för en specialist som; du, en sådan liten sak är värt det"; - på din att göra-lista finns det många formuleringar som "hjälp P...", "lös problemet med S...", "hitta för A.. .”, och alla dessa förkortningar är namnen på dina underordnade. Detta blir särskilt relevant när du har arbetat medmed ditt team och relationen redan är etablerad, de vet mycket väl vad de kan "fånga" dig med, och detta är ännu mer uttalat om du själv har vuxit från en en gång vanlig anställd Att förstå omvänd delegering är inte alltid lika lätt som det verkar på marknaden vid första anblicken, eftersom att lösa detta problem ofta kräver att man först omstrukturerar sig själv (vanor, stereotyper, åsikter), och först därefter interagerar med underordnade och deras dåliga vanor. Dessutom, i det första skedet, kanske önskan att överge omvänd delegering och avvänja dina underordnade från det kanske inte minskar, utan till och med ökar tiden som spenderas på dem, men i slutändan, genom att lära dina anställda att vara oberoende, kommer du att få betydande besparingar i din egen ansträngning och tid. Anledning tre. Felaktig prioritering (att fastna i små saker, rutin Tidsförlust associeras just med felaktig prioritering av uppgifter, när: - du planerar alla uppgifter helt enkelt som en lista, utan att markera sekvensen av deras genomförande ”krypa” från dag till dag allvarliga, globala, viktiga frågor som du bara inte kan komma runt till; kräver koncentration, du tvingas ständigt bli distraherad från det för att lösa mindre problem - din organisation har inte "kontorstid" för att lösa frågor från besökare och anställda, och/eller "skriv inte in"-skyltar under viktiga ärenden för chefen; - du själv svarar på alla telefonsamtal som kommer till ditt kontor (och särskilt intilliggande lokaler), tittar igenom e-postmeddelanden som kommer i en gemensam brevlåda, kommunicerar personligen med varje chef som erbjuder reklam, webbutveckling och andra tjänster, och svarar besökande besökare vart du ska vända dig. Men att sätta prioriteringar, tillsammans med att sätta upp mål - detta är en av de viktigaste spakarna för tidshantering i allmänhet, eftersom det länge har varit känt att 20% av de viktigaste uppgifterna ger 80% av effektiviteten och framgången (Pareto-principen) , och chefens uppgift är just att noggrant markera dessa 20% av uppgifterna. Naturligtvis, förutom att felsöka arrangemangets prioriteringar, kan du behöva arbeta med att formulera uppgifter, tidsnormer, fastställa det första steget och ett antal. av andra detaljer, men genom att åtminstone börja dela upp saker i flera kategorier baserat på kriteriet om vikt kommer du att spara mycket tid och ansträngning. Orsak fyra. Felaktig organisation av arbetsplatsen och information Du förlorar mycket av din dyrbara tid på grund av felaktig organisation av arbetsplatsen, när: - både på kvällen och på morgonen ditt skrivbord är lika rörigt, det är lite friare bara under semestern; - Du letar ofta efter det nödvändiga dokumentet på ditt skrivbord i mer än en minut; - det finns inga signaturer på mapparna med pappersdokument som du arbetar med, och det finns separatorer och bokmärken i dem - i rötterna av de flesta elektroniska mappar på din dator finns det mer än 10 undermappar eller dokument (undantaget är alfabetiska arkiv efter efternamn eller organisationer som är bekväma att lagra tillsammans - vilken som helst anställd på ditt företag kan lägga lite papper på ditt skrivbord och verkligen , är en chefs nedskräpade skrivbord ofta inte bara föremål för många skämt från kollegor och underordnade, utan också en verklig huvudvärk för dess ägare. Det är extremt enkelt att kontrollera hur effektivt organisationen på din arbetsplats fungerar - att söka efter alla föremål du behöver (även. om det är en häftapparat) eller dokument på skrivbordet, skrivbordet, hyllan eller någon elektronisk mapp bör inte ta mer än 30 minuter. Femte anledningen. Brist på inre motivation Din tid ägnas okonstruktivt åt självövertalning och andra motivationsfrågor, just på grund av minskad motivation för arbete, om: - de första associationerna som du har med ordet "arbete" kan hänföras mer till negativa än t.o.m. neutrala eller de mer positiva; - handen på hjärtat, varje ellerNästan varje morgon går du motvilligt till jobbet och/eller så gillar du helt enkelt inte färgen på väggar, golv, tak, bord, etc. på ditt kontor; - din dagliga att-göra-lista innehåller ett stort antal "paddor" (det vill säga uppgifter som är obehagliga, och därför vill du inte göra dem alls - innan du börjar lösa nästa uppgift). , du måste ställa in några minuter och till och med tvinga dig själv; - Du är glad över att bli distraherad av kaffe, en cigarett eller ett personligt telefonsamtal, oavsett vad du gjorde i verkligheten, om de flesta av dina uppgifter är det formulerat för dig i termer av ”måste”, så kan du redan nu prata om bristande arbetsmotivation. Den maximala uppgiften i detta avseende är att lära dig själv att tänka i termer av "jag vill" i förhållande till arbete. Om du, när du svarade på uttalanden i olika avsnitt av artikeln, upptäckte flera "svarta hål" på en gång, där din tid kan slösas bort, är det okej, vidta åtgärder för att eliminera dem konsekvent. Om du inte har hittat någon, försök göra tidtagning i två veckor - det vill säga, skriv helt enkelt ner alla dina handlingar under arbetets gång med en korrekt (till minut) indikation på tiden för varje. Sådana beräkningar, även om de inte direkt indikerar orsakerna till tillfälliga förluster, kommer att vara en utmärkt stimulans för dig när det gäller arbetston, eftersom, som du vet, regelbunden mätning av någon indikator redan påverkar dess tillväxt. Sidofält: Hur man gör möten mer effektiva: 1. Bestäm vilken typ av möten du behöver (dagliga femminutersmöten, vecko- eller månadsmöten för att summera resultat, problemmöten som inte är strikt bundna till ett tidsschema 2). För varje typ av möte, utveckla behöriga regler (bestäm vem som ska vara närvarande vid mötena, i vilken ordning de ska tala och vad ämnet för deras tal kommer att vara), bestäm när det är bekvämare att hålla det (det är tillrådligt att mötet inte infaller måndag morgon eller fredag ​​kväll ) och sätta tidsgränser.3. Följ reglerna (starta i tid, oavsett antalet närvarande, begränsa talare om de "börjar prata")4. Instruera någon att föra protokoll från mötet, där alla beställningar som ges under mötet kommer att föras in, med deadlines och de som ansvarar för deras genomförande, samt intressanta idéer som uttrycks av deltagarna. Så här övervinner du fenomenet "omvänd delegering": 1. Försök att fastställa orsaken till att omvänd delegering sker så ofta. Du kan till exempel ha verkligt lågutbildade medarbetare som arbetar för dig. Eller så ställer du uppgifter analfabet. Eller så är dina underordnade rädda för att ta ansvar. Eller så är de helt enkelt vana vid att du gör det mesta själv. 2. Bestäm ett sätt att hantera den identifierade orsaken. Om sätten att hantera de två första orsakerna (låga kvalifikationer hos personalen och felaktig uppgiftsinställning) ligger på ytan (lära en anställd eller lära sig att utföra en uppgift själv), då blir de andra två mer allvarliga att ta ansvar för resultatet av uppgiftsslutförandet orsakas ofta av att negativ förstärkning överväger överdrivet positivt (det vill säga när de skäller mycket oftare och mer allvarligt än de berömmer). Tänk på förra gången du yttrade beröm högt och när du tillrättavisade, och om det verkligen är fler av de senare än de förra, är detta en direkt väg för dig att lära dig samma operativa ledning. 3. Slåss. Eftersom omvänd delegering oftast fortfarande är förknippad med anställdas dåliga vana att flytta sina angelägenheter till dig (och de gör detta av den enkla anledningen att du gärna tar bort dem), måste du arbeta med det under lång tid och konsekvent. Bestäm inte för dina underordnade deras uppgifter, och skicka dem att göra det själva. Det låter ungefär så här: "tänk om själv och kom till mig om... (ange tid) åtminstone med... lösningsalternativ." Hur man ökar effektiviteten i arbetet med prioriteringar: 1. Skriv ner det på ett papper (du kan använda din arbetsdagbok som hjälp)en lista över alla uppgifter som du för närvarande står inför.2. Dela in dem i tre grupper: kategori A - de viktigaste frågorna som inte kan försenas. Kategori B – saker som kan göras idag, imorgon och även i övermorgon utan att effektiviteten försvinner, men om de slutförs idag kommer det att frigöra tid för dig i framtiden. Kategori C – uppgifter som måste slutföras någon gång, om det finns tid över från uppgifterna i de två första kategorierna.3. Utför dina uppgifter i en given sekvens Det är tillrådligt att göra liknande åtgärder för varje specifik arbetsperiod (arbetsdag, vecka, månad). Dessutom kan du ta med både rena arbetsuppgifter och personliga angelägenheter (läkarbesök, gym, självutveckling etc.) i dina listor. Om du sedan länge behärskar en sådan prioritering kan du använda mer komplexa system (till exempel Eisenhower-matrisen, där uppgifter är indelade i flera kategorier efter skalor av vikt och brådska). Så här organiserar du din arbetsplats: 1. Gör det till en regel att regelbundet rengöra ditt skrivbord. Det är bra om det är fredag ​​(eller lördag om du har sex dagars arbetsvecka) - så att när du lämnar jobbet i slutet av veckan och tittar på ditt städade skrivbord, känner du välförtjänt tillfredsställelse av det arbete du har gjort slutfört hittills.2. Fördela alla föremål och dokument som för närvarande finns på bordet och i tabellen i tre grupper: vad du behöver (vad du använder varje dag), vad du inte behöver akut (vad du inte använder mer än en gång i veckan) och vad du behöver inte alls. Lämna bara föremålen från den första gruppen på bordet, ta bort allt annat och försök sortera dem i skrivbordslådor, hyllor etc. på ett sådant sätt att de mer frekvent använda föremålen och pappren också är mer tillgängliga (lägg dig närmare). 3. Kontrollera att antalet dokument i varje mapp/undermapp/fack etc. (och här talar vi om både tryckta och elektroniska dokument) inte överstiger nio.4. Använd alla möjliga visualiseringsverktyg som hjälper dig att snabbt navigera på skrivbordet, såväl som i hyllor och lådor (detta kan vara stora inskriptioner, färgade bokmärken, sidavdelare, separata fack för olika dokument, etc.).5. Inför tydliga regler för kollegor och underordnade att interagera med dig via ditt skrivbord (e-post, server, etc.). Kom till exempel överens om att det är förbjudet att lägga dokument på ditt skrivbord i din frånvaro, eller ha ett speciellt fack för inkommande dokumentation, eller komma överens om särskilda märken för brådskande papper (färgad klistermärke). Så snart reglerna är utformade och testade, kräv att de följs strikt. Hur man ökar sin egen motivation: 1. Hitta 20, eller ännu bättre 30, fördelar i ditt nuvarande jobb. Du kan till och med skriva en uppsats i fritt format om ämnet "varför jag älskar mitt jobb." Det enda villkoret är att du vid denna tidpunkt inte ägnar det minsta uppmärksamhet åt nackdelarna med ditt älskade arbete, även om de envist försöker visa sig för dina ögon.2. Ge dig själv en belöning för en lyckad dag på jobbet eller en avslutad uppgift. Det kan vara vad som helst (köp dig glass eller en chokladkaka, låt mig ta en fem minuters paus, ring din älskade, se din favoritfilm på kvällen etc.), huvudsaken är att du kan berätta för dig själv – det här är för mig....3. När du gör en lista med uppgifter för dagen, veckan eller månaden, markera en "padda" (en oälskad, länge uppskjuten uppgift eller en konversation med en obehaglig samtalspartner) och slutför den först på morgonen (på måndag, den första dagen) ) så att det inte "hänger" över dig som Damokles svärd, och resten av perioden gick smidigt. Var noga med att berömma dig själv för att du har slutfört den i tid, markera den visuellt eller med en åtgärd (t.ex. stryka djärvt över ordalydelsen för denna uppgift i din dagbok eller skrynkla ihop och släng gärna papperslappen med dess namn som bifogats till monitorn/stället/dagboken).4. När du planerar din dag, var uppmärksam på sekvensen av uppgifter. Låt mer komplexa blandas med.