De la autor: Articolul a fost publicat în revista „Director”, nr. 2 (14)/2009 După cum spunea Winnie the Pooh, timpul este ca mierea... dacă există , apoi dispare imediat. Sau mai degrabă, Vinnie vorbea, desigur, doar despre miere, dar trebuie să recunoști că de-a lungul timpului, în munca unui lider, acest lucru se întâmplă foarte des. Am venit la serviciu dimineața înaintea tuturor, nu am avut timp să mă uit în jur - era deja prânzul (și de multe ori nici nu-l observam), și iată că era deja - și angajații se îndreptau către ieșire - ei, vedeți, timpul de lucru s-a terminat... Cu volumul și diversitatea muncii pe care managerul trebuie să le facă - 24 de ore într-o zi chiar nu sunt suficiente pentru el. Deși afirmația că, cu un timp bine organizat, munca nu ar trebui să dureze mai mult de 6-8 ore pe zi, de aceea vă sugerăm să vă dați seama unde se duce, desigur, timpul managerului multe moduri de pierdere a timpului, iar fiecare dintre noi adaugă cu sârguință la această listă cu propriile noastre „chiuvete”, totuși, generalizând, putem identifica câteva motive principale pentru pierderi temporare de management: - sistem de ședințe organizat necorespunzător - delegare inversă; subordonați; - prioritizarea incorectă a lucrătorilor; - lipsa de motivație internă. Sistem de întâlnire organizat necorespunzător Cu o mare probabilitate, se poate afirma că pierzi cu adevărat timpul în timpul întâlnirilor în cazul în care: - întâlnirile tale de lucru de cinci minute și întâlnirile săptămânale/lunare durează mai mult de 20, respectiv 60 de minute; cu siguranță există așteptări pentru fiecare întâlnire, fiecare dintre ele întârzie - nu există o ordine clară la întâlniri și/sau nu este indicată nicio limită de timp pentru discursurile participanților (nu există limite de timp pentru fiecare discurs); in timpul intalnirilor se discuta problemele si se rezolva problemele legate de una sau doua persoane prezente, in timp ce restul (si nici tu) nu faceti nimic - intalnirea trebuie suspendata din cauza apelurilor telefonice care vin la telefonul fix; camera sau telefoanele mobile ale participanților - Tu însuți ești prezent la întâlniri la care nu ai nimic de spus (fie din cauza subiectelor care nu sunt ale tale, fie din alte motive, ceea ce se numesc întâlniri de cinci minute în organizații). se transformă în mod constant în „o oră și jumătate” plictisitoare, iar întâlnirile finale regulate „mănâncă” uneori jumătate din ziua de lucru. Din acest motiv, marea majoritate a managerilor, în special în organizațiile bugetare, nu le plac întâlnirile ca clasă. În realitate, întâlnirile regulate sunt un instrument de management excelent, care vizează tocmai economisirea timpului de lucru și, de asemenea, permite controlul. , stimularea și transferul de informații în cadrul companiei și, mai ales, menținerea disciplinei în rândul angajaților. Principalul lucru este să organizați corect procesul, iar atunci eficacitatea excepțională a întâlnirilor nu va întârzia să apară. Al doilea motiv. Delegarea inversă din partea subordonaților Putem spune cu siguranță că sunteți susceptibil de delegare inversă și vă ocupă mult timp atunci când: - Subordonaților dvs. le place foarte mult să vă contacteze cu diverse probleme, inclusiv, în opinia dvs., mici. și nesemnificativ - mai mult de două ore pe zi pe care le petreci pentru a „sprijini” munca subordonaților (cu excepția cazului în care, bineînțeles, vorbim de nou-veniți care tocmai au sosit în organizație - angajații te sună adesea la telefon); nu sunteți în organizație, sau în weekend dacă aveți un program diferit - Auzi adesea complimente din seria „Ești atât de deștept, știi totul”, „Cu siguranță o vei face mai bine”, „Ei bine, pentru un specialist ca; tu, un lucru atât de mic merită” - pe lista ta de lucruri de făcut există o mulțime de formulări precum „ajută-l pe P...”, „rezolvă problema cu S...”, „găsește pentru A..; .”, și toate aceste abrevieri sunt numele subordonaților dvs. Acest lucru devine deosebit de relevant atunci când lucrațicu echipa ta și relația a fost deja stabilită, ei știu foarte bine cu ce te pot „prinde”, iar acest lucru este și mai pronunțat dacă tu însuți ai crescut dintr-un angajat obișnuit. Înțelegerea delegației inverse nu este întotdeauna la fel de ușor ca pare la prima vedere pe piață, pentru că rezolvarea acestei probleme necesită deseori să se restructureze (obiceiuri, stereotipuri, opinii) și abia apoi să interacționeze cu subalternii și cu obiceiurile lor proaste. În plus, în prima etapă, dorința de a abandona delegarea inversă și de a-ți înțărca subordonații de la aceasta poate să nu reducă, ci chiar să crească timpul petrecut cu ei, dar în final, învățându-ți angajații să fie independenți, vei primi semnificativ economii în propriul efort și timp. Motivul trei. Prioritizare incorectă (prins în lucruri mărunte, rutină pierderea de timp este asociată tocmai cu prioritizarea incorectă a sarcinilor, atunci când: - planificați toate sarcinile pur și simplu, fără a marca succesiunea implementării lor - în jurnal; „târâiți” de la o zi la alta chestiuni serioase, globale, importante pe care pur și simplu nu le puteți rezolva - Întotdeauna vă ocupați în primul rând de acele lucruri care au apărut chiar acum, fără să le analizați pe deplin importanța; necesită concentrare, ești constant forțat să fii distras de la ea pentru a rezolva probleme mai mici - organizația ta nu are „orar de birou” pentru a rezolva întrebările vizitatorilor și angajaților și/sau semne „nu intra” în problemele importante ale managerului; ; - răspundeți singur la toate apelurile telefonice care vin la biroul dvs. (și în special la sediul adiacent), căutați e-mailurile care ajung într-o cutie poștală comună, comunicați personal cu fiecare manager care oferă publicitate, dezvoltarea site-ului web și alte servicii și răspundeți vizitatorilor care vă vizitează. Dar stabilirea priorităților, împreună cu stabilirea obiectivelor - aceasta este una dintre cele mai importante pârghii ale managementului timpului în general, deoarece se știe de mult că cele 20% dintre cele mai importante sarcini aduc 80% din eficacitate și succes (principiul Pareto) , iar sarcina managerului este tocmai aceea de a evidenția cu acuratețe aceste 20% din sarcini. de alte detalii, dar măcar începând să împarți lucrurile în mai multe categorii pe criteriul importanței, vei economisi mult timp și efort. Motivul patru. Organizarea incorectă a locului de muncă și informațiilor Pierzi mult din timpul tău prețios din cauza organizării incorecte a locului de muncă, atunci când: - atât seara, cât și dimineața, desktopul tău este la fel de aglomerat, este puțin mai liber doar în vacanță; - Cauți adesea documentul necesar pe desktop pentru mai mult de un minut - nu există semnături pe folderele cu documente pe hârtie cu care lucrezi și există separatoare și marcaje în interiorul lor - în rădăcinile celor mai electronice; foldere pe computerul dvs. există mai mult de 10 subdosare sau documente (excepția sunt arhivele alfabetice după nume sau organizații care sunt convenabile pentru a stoca împreună - orice angajat al companiei dvs. poate pune niște hârtie pe birou fără știrea dvs.); , biroul cu gunoi al unui manager este adesea nu doar subiectul a numeroase glume de la colegi și subordonați, ci și o adevărată bătaie de cap proprietarul său Este extrem de simplu să verifici cât de eficient funcționează organizarea locului de muncă - căutând orice articol de care ai nevoie (chiar. dacă este un capsator) sau documentul de pe desktop, desktop, raft sau orice folder electronic nu ar trebui să dureze mai mult de 30 de minute. Al cincilea motiv. Lipsa motivației interne Timpul tău este cheltuit neconstructiv pe autopersuasiune și alte probleme motivaționale, tocmai din cauza motivației reduse pentru muncă, dacă: - primele asocieri pe care le ai cu cuvântul „muncă” pot fi atribuite mai mult negativ decât chiar. neutre sau cele mai pozitive - mână pe inimă, fiecare sauAproape în fiecare dimineață mergi la muncă fără tragere de inimă și/sau pur și simplu nu-ți place culoarea pereților, podelei, tavanului, mesei etc. în biroul dvs. - lista zilnică de sarcini conține un număr mare de „broaște” (adică sarcini care sunt neplăcute și, prin urmare, nu doriți să le faceți deloc - înainte de a începe să rezolvați următoarea sarcină); , trebuie să te acordi pentru câteva minute și chiar să te forțezi - Ești bucuros să fii distras de o cafea, o țigară sau o conversație telefonică personală, indiferent de ce anume făceai, dacă sunt cele mai multe dintre sarcinile tale formulat pentru tine în termeni de „nevoie”, deja poți vorbi despre lipsa motivației pentru muncă. Sarcina maximă în acest sens este să te înveți să gândești în termeni de „vreau” în raport cu munca. Dacă, în timp ce răspundeai la declarațiile din diferite secțiuni ale articolului, ai descoperit simultan mai multe „găuri negre” în care ți-ar putea fi pierdut timpul, este în regulă, implementează măsuri pentru a le elimina în mod constant. Dacă nu ați găsit niciunul, încercați să efectuați cronometrarea timp de două săptămâni - adică pur și simplu scrieți toate acțiunile dvs. în procesul de lucru cu o indicație exactă (la minut) a timpului pentru fiecare. Astfel de calcule, chiar dacă nu indică direct cauzele pierderilor temporare, vor fi un stimulent excelent pentru dvs. în ceea ce privește tonul de lucru, deoarece, după cum știți, măsurarea regulată a oricărui indicator afectează deja creșterea acestuia. Bare laterale: Cum să faceți întâlnirile mai eficiente: 1. Stabiliți ce tip de întâlniri aveți nevoie (întâlniri zilnice de cinci minute, întâlniri săptămânale sau lunare pentru a rezuma rezultatele, întâlniri cu probleme care nu sunt strict legate de o grilă de timp). Pentru fiecare tip de întâlnire, elaborați regulamente competente (stabiliți cine ar trebui să fie prezent la ședințe, în ce ordine vor vorbi și care va fi subiectul discursurilor lor), stabiliți când este mai convenabil să o ținem (este recomandabil). ca ședința să nu cadă luni dimineața sau vineri seara ) și să stabilească limite de timp.3. Respectați regulile (începeți la timp, indiferent de numărul de persoane prezente, limitați vorbitorii dacă „încep să vorbească”)4. Instruiți pe cineva să păstreze procesele-verbale ale ședinței, unde vor fi trecute toate comenzile date în timpul ședinței, cu termenele limită și cei responsabili pentru implementarea acestora, precum și ideile interesante exprimate de participanți. Cum să depășești fenomenul „delegării inverse”: 1. Încercați să determinați motivul pentru care delegarea inversă are loc atât de des. De exemplu, este posibil să aveți angajați cu puțin calificați care lucrează pentru dvs. Sau ai stabilit sarcini analfabet. Sau subordonaților tăi le este frică să-și asume responsabilitatea. Sau pur și simplu sunt obișnuiți ca tu să faci cea mai mare parte a muncii singur. 2. Determinați o modalitate de a trata cauza identificată. Dacă modalitățile de a face față primelor două motive (calificarea scăzută a personalului și stabilirea greșită a sarcinilor) se află la suprafață (învățați un angajat sau învățați să vă stabiliți singur o sarcină), atunci celelalte două devin tot mai serioase teama angajaților asumarea responsabilității pentru rezultatele îndeplinirii sarcinii este adesea cauzată de predominanța excesivă a întăririi negative față de cele pozitive (adică atunci când ei mustră mult mai des și mai serios decât laudă). Gândiți-vă la ultima dată când ați rostit laude cu voce tare și când ați mustrat, iar dacă există într-adevăr mai multe dintre acestea din urmă decât primele, aceasta este o cale directă pentru a învăța același management operațional. 3. Luptă. Deoarece cel mai adesea delegarea inversă este încă asociată cu obiceiul prost al angajaților de a-și transfera treburile către tine (și fac acest lucru din simplul motiv că îi iei de bunăvoie), trebuie să lucrezi cu ea mult timp și în mod constant. Nu decide pentru subordonații tăi sarcinile lor și trimite-i să le facă singuri. Sună cam așa: „gândește-te din nou pentru tine și vino la mine în... (indicați ora) cel puțin cu... opțiuni de soluție.” Cum să creșteți eficiența în lucrul cu priorități: 1. Scrieți-l pe o foaie de hârtie (puteți folosi jurnalul de lucru pentru a vă ajuta)o listă cu toate sarcinile cu care vă confruntați în prezent.2. Împărțiți-le în trei grupe: categoria A - cele mai importante chestiuni care nu pot fi amânate. Categoria B – lucruri care pot fi făcute astăzi, mâine și chiar poimâine fără pierderi de eficiență, dar dacă sunt finalizate astăzi, acest lucru vă va elibera timp în viitor. Categoria C – sarcini care trebuie îndeplinite cândva, dacă mai rămâne timp de la sarcinile primelor două categorii.3. Efectuați sarcinile într-o anumită secvență Este recomandabil să faceți acțiuni similare pentru fiecare perioadă de lucru specifică (zi lucrătoare, săptămână, lună). În plus, puteți include atât sarcini pur de serviciu, cât și chestiuni personale (vizite la medici, sala de sport, autodezvoltare etc.) în listele dvs. Dacă stăpâniți de mult o astfel de prioritizare, puteți utiliza sisteme mai complexe (de exemplu, matricea Eisenhower, în care sarcinile sunt împărțite în mai multe categorii în funcție de scale de importanță și urgență). Cum să-ți organizezi locul de muncă: 1. Faceți o regulă să vă curățați în mod regulat biroul. Este bine dacă este vineri (sau sâmbătă dacă ai o săptămână de lucru de șase zile) - astfel încât atunci când pleci de la serviciu la sfârșitul săptămânii și te uiți la biroul tău curățat, să simți o satisfacție binemeritată de la munca pe care ai făcut-o. finalizată până acum.2. Distribuiți toate elementele și documentele aflate în prezent pe masă și în tabel în trei grupuri: ceea ce este necesar (ce folosiți în fiecare zi), ceea ce nu este necesar urgent (ce folosiți nu mai mult de o dată pe săptămână) și nu este necesar deloc . Lăsați pe masă doar articolele din primul grup, îndepărtați orice altceva și încercați să le sortați în sertare de birou, rafturi etc., astfel încât obiectele și hârtiile folosite mai des să fie și mai accesibile (așezați mai aproape). 3. Verificati ca numarul de documente din fiecare folder/subdosar/tava etc (si aici vorbim atat de documente tiparite cat si electronice) sa nu depaseasca noua.4. Utilizați toate instrumentele de vizualizare posibile care vă vor ajuta să navigați rapid pe desktop, precum și în rafturi și sertare (acestea pot fi inscripții mari, marcaje colorate, separatoare de pagini, tăvi separate pentru diferite documente etc.).5. Introduceți reguli clare pentru ca colegii și subordonații să interacționeze cu dvs. prin intermediul desktopului (e-mail, server etc.). De exemplu, sunteți de acord că este interzis să puneți documente pe birou în absența dvs. sau să aveți o tavă specială pentru documentele primite sau conveniți asupra unor semne speciale pentru hârtiile urgente (autocolant colorat). De îndată ce regulile sunt formate și testate, solicitați respectarea strictă a acestora. Cum să creșteți automotivarea: 1. Găsiți 20, sau mai bine zis 30, avantaje în jobul dvs. actual. Puteți chiar să scrieți un eseu în formă liberă pe tema „de ce îmi iubesc meseria”. Singura condiție este ca în acest moment să nu acordați nici cea mai mică atenție dezavantajelor muncii voastre adorate, chiar dacă se încăpățânează să se arate ochilor voștri.2. Oferă-ți o recompensă pentru o zi reușită la serviciu sau pentru o sarcină finalizată. Poate fi orice (cumpărați-vă înghețată sau un baton de ciocolată, permiteți-mi să iau o pauză de cinci minute, să sun pe persoana iubită, să vă uitați seara la filmul preferat etc.), principalul lucru este că vă puteți spune singur. – asta e pentru mine....3. Când faceți o listă de sarcini pentru ziua, săptămâna sau lună, evidențiați o „broșcă” (o sarcină neiubită, amânată de mult sau o conversație cu un interlocutor neplăcut) și finalizați-o la prima oră dimineața (luni, prima zi ) ca să nu „atârne” peste tine ca sabia Damocles, iar restul perioadei a trecut fără probleme. Asigurați-vă că vă lăudați că ați finalizat-o la timp, marcați-l vizual sau printr-o acțiune (de exemplu, tăiați cu îndrăzneală formularea acestei sarcini în jurnalul dvs. sau mototoliți cu bucurie și aruncați bucata de hârtie cu numele care a fost atașată la monitor/raft/jurnal).4. Când vă planificați ziua, acordați atenție succesiunii sarcinilor. Lasă-le pe cele mai complexe să se intercaleze cu.