"Allt ska göras så enkelt som möjligt. Men inte enklare." Albert Einstein Varje organisation har sin egen rapporteringscykel, vissa har till och med flera. Vissa skriver års- och kvartalsrapporter, andra rapporterar halvårsvis, de som har anknytning till utbildningssystemet anser att läsårets början är utgångspunkten... I många organisationer finns också en outtalad regel att lämna delårsrapport före kl. gå på semester Hur man inte förstör ditt humör innan semestern genom att "öppna" orealiserade fall som gick förlorade vid en tidpunkt som är okänd för dig - svaret på denna fråga beror inte på vältalighet, men på organisationen av arbetsprocessen metoder för att organisera arbetsprocessen på ett optimalt sätt som förhindrar ansamling av ärenden som skjuts upp på obestämd tid och uppkomsten av brådskande jobb. Dessa metoder förstärker därför det positiva klimatet i hela teamet genom det välkoordinerade systematiska arbetet hos varje enskild medarbetare. Den femfasiga metoden att organisera arbetsprocessen är enkel att implementera och samtidigt effektiv. Oavsett övriga förutsättningar är det nödvändigt att gå igenom fem steg för att klara uppgiften. Vi (1) samlar in "grejer" som distraherar vår uppmärksamhet; (2) klargöra vad dessa saker är och hur man ska hantera dem; och (3) reda ut resultaten, som vi (4) betraktar som vägledningar till (5) åtgärder. Att separera de fem faserna under dagen är mycket användbart, och kanske nödvändigt. Det finns tillfällen då du bara vill samla in information och inte fatta några beslut ibland vill du sortera anteckningar från ett möte. Eller, efter att ha kommit tillbaka från en lång resa, måste du distribuera och organisera allt som har samlats på vägen. Det finns tillfällen då du vill göra en fullständig genomgång av det kommande arbetet eller någon del av det. Och, naturligtvis, mycket tid ägnas åt att försöka slutföra uppgifterna framför dig. Många människor, så fort de sätter sig ner med penna och papper för att "göra en lista", försöker genast prioritera de viktigaste sakerna och tänker inte alls på vad som faktiskt behöver göras för att slutföra dem. Men om du inte bestämmer dig för hur du ska gå tillväga för att ha en företagsfest bara för att det "inte är så viktigt", kommer den företagsfesten att bli en öppen fråga som kommer att tappa dig på den energi du behöver för att effektivt koncentrera dig på de saker som verkligen betyder något I det första skedet, för att undvika att ha "hål i hinken", måste du samla alla saker som verkar oavslutade för dig - allt arbete och personligt, stort och smått, brådskande och inte så brådskande - allt som i. din åsikt, är föremål för förändring, och i något som du känner ett internt engagemang för att förändra på vilken nivå som helst Strategiska idéer förlorade i en hög på ditt skrivbord, gamla tidningar på soffbordet - allt detta faller inom denna kategori av "grejer". . När du väl fäster etiketten "skulle vara trevligt" till något att göra, "bör göra" eller "måste göra", blir det oavslutade. Till exempel att behöva ta ett beslut om huruvida du ska göra något eller inte är redan "ofullständig". Detta inkluderar också alla dina "jag ska göra det här" när du redan har bestämt dig för att göra något, men ännu inte har lyft ett finger för det; Detta inkluderar alla uppgifter som har en "pågående"-status, och även de uppgifter som du redan har slutfört, men ännu inte har bestämt dig för att du är helt klar med dem. För att korrekt hantera "öppna frågor", måste du samla in dem i någon form av tillfällig "container" tills du har en ledig minut på dig att bestämma vad du ska göra med dem. Dessa behållare måste dock tömmas med jämna mellanrum för att de ska förbli användbara verktyg för att samla in information.