HUR MAN GÖR ALLT ELLER EFFEKTIV TIDSPLANERING Hur ofta har du inte tillräckligt med tid för att slutföra arbetsuppgifter? Och varför förblir tidshantering en så svår uppgift? Det vanligaste hindret vi möter vid planering är tidsuppfattningen. Därför är det allra första steget mot att bemästra konsten att hantera tid att kritiskt undersöka hur du uppfattar och hanterar din tid fungerar till din fördel? Fortsätt följande påståenden så detaljerat som möjligt: ​​Oavsett hur upptagen jag är, hittar jag tid att göra ____________________ Jag ​​vet exakt hur mycket tid jag behöver göra__________________ Jag ​​kommer alltid till jobbet med __________________________ utan dröjsmål Jag kommer aldrig för sent till ______________________________________ Jag är alltid upptagen mellan ___________________________ Det är lättare för mig att hålla deadlines när jag ___________________________ Saker som jag lätt delegerar detta till andra____________________________ Gå igenom dina svar nu och bestäm vilka nya saker du kan lära dig om dig själv. Fråga dig själv varför du är bra på dessa uppgifter. Varför fungerar detta? Gör du vissa saker för att du tycker om dem? Eller för att du hanterar dem framgångsrikt? Vikar du för extern press (”Om jag inte gör det här får jag sparken, så jag hanterar det alltid”) eller interna attityder (”Om jag inte gör det här blir jag inte nöjd med jag själv")? Fråga dig själv vad som motiverar dig att slutföra dessa uppgifter. Vi har alla hinder som hindrar oss från att hantera vår tid effektivt. Därför är det viktigt att veta vad som leder till dess planlösa avfall. Kanske en lista över de viktigaste källorna till att slösa tid kan hjälpa dig att bestämma tidsreserver. Övning 2. Källor till slöseri med tid Ordna källorna till slöseri med tid i ordningsföljd för dig. Meningslösa telefonsamtal: sociala nätverk, forum, spel Brist på prioriteringar av uppgifter mellan avdelningar . Korrigering av fel som kunde ha undvikits Dåligt organiserade och okoordinerade möten. Överdriven kontorsbyråkrati. ” Du kan göra den här övningen i fri form eller använda de oavslutade meningarna nedan. Övning 3. Vad fungerar inte? Fortsätt med följande påståenden. Ge så många exempel du kan Jag hinner aldrig ___________________ Jag ​​lägger ner för mycket tid på _________________________________ Jag ​​har inte tydligt definierade mål för ______________________ Jag ​​är villig och kan studera hela dagen _________________________________ Jag ​​underskattar alltid den tid det tar att ____________________ jag. skjuta alltid upp med att börja ________________________________ Jag ​​är ofta sen ________________________________________________ Svar på övningen "Vad fungerar inte?" kommer att bli en lista för dig över vad du behöver fixa. Gå tillbaka till den här listan ofta för att avgöra hur långt du har kommit mot att uppnå dina mål. Ibland presterar du sämre på vissa uppgifter än andra, inte för att du saknar kompetens, utan på grund av personliga preferenser och specifika förhållanden som du måste utföra. dessa uppgifter. Oavsett om du inser det eller inte, har vi alla vissa preferenser när det gäller när och hur vi ska utföra olika uppgifter.eller företag. När vi uppmärksammar våra preferenser blir det mycket lättare att genomföra det vi planerar: Dina preferenser i tidsplaneringsprocessen Skriv följande lista med alternativ på ett papper och markera vad du föredrar föredrar: Arbeta självständigt från andra Arbeta tillsammans i ett team Fokusera på korta tidsperioder Koncentrera dig under långa perioder Fokusera på en sak i taget Multitask (gör flera saker samtidigt) Späckat arbetsschema Långsamt och enkelt schema Planer och förutsägbarhet Överraskning och spontanitet Snäva deadlines Lång tid att slutföra en uppgift Ta lång tid att tänka på att slutföra en uppgift Ta snabba beslut Det finns inga rätt eller fel med dessa frågor svar. Det viktiga är att dina svar kan hjälpa dig att få en större förståelse för orsakerna bakom vad som fungerar och vad som inte fungerar för dig. Denna information hjälper dig att planera ett schema för att slutföra arbetsuppgifter som kommer att vara mest acceptabelt och effektivt för dig. Planeringsmetoder Det finns många tidsplaneringsmetoder. Först och främst föreslår jag att du överväger de vanligaste av dem: · Enkel planeringsmetod. Alla saker som behöver göras antecknas i en dagbok eller arrangör när de anländer. Uppgifter planeras vanligtvis i en kolumn och numreras · Prioritetsschemaläggningsmetod. Denna metod är mycket lik den föregående. Skillnaden är att saker och ting rangordnas efter vikt och brådska · Metoden ”sex uppgifter”. Alla saker som behöver göras inom en snar framtid skrivs ner. Av dessa väljs de 6 viktigaste som måste göras i morgon. Numrera dina uppgifter i minskande betydelse och skriv ner dem i din dagbok. På morgonen, börja göra saker i ordning efter deras betydelse. · D. Eisenhowers metod. Beroende på graden av betydelse och brådska grupperas uppgifterna i fyra huvudblock: A, B, C, D. Uppgifter A - brådskande/viktigt Uppgifter B - brådskande/inte viktigt Uppgifter C - inte brådskande/viktigt Uppgifter D - inte brådskande /inte viktigt . A. Brådskande och viktiga uppgifter måste utföras först och självständigt. De delegeras aldrig till andra människor.B. Akuta och oviktiga uppgifter. Om detta inte är så viktigt, men ändå måste slutföras mycket brådskande, kan dessa uppgifter delegeras till en av dina kollegor.C. Inte akut eller viktigt. På grund av att det inte är särskilt brådskande läggs saker ofta åt sidan under en viss tid, eftersom... du kan vara upptagen med andra viktiga uppgifter, mer brådskande och mindre viktiga. Faran är att dessa uppgifter plötsligt blir mycket brådskande. Slutför alla uppgifter i tid utan att låta icke-brådskande uppgifter bli brådskande.D. Inte akut eller viktigt. Många av oss klagar över att vi inte har tillräckligt med tid, och ändå lägger vi mycket tid på att göra just dessa saker. Om du verkligen behöver göra dem, spendera så lite tid på dem som möjligt · 80/20-principen eller "Pareto-regeln." Det har fastställts att uppgifter i kategori I ger 80 % av resultatet med 20 % av ansträngningen (tid), och uppgifter i kategori II ger 20 % av framgången (resultat) med 80 % av tiden. Praktiska rekommendationer för effektiv tidsplanering: 1. Förstå att tidshantering inte är en myt. Oavsett hur organiserad du är, det finns 24 timmar på ett dygn. Tidens gång förändras inte. Allt vi egentligen kan göra är att organisera oss på ett sådant sätt att vi effektivt kan använda den tid vi har. 2. Ta reda på var du slösar bort din tid. Många av oss lägger inte märke till våra "källor till att slösa tid". Titta och bilda din verkliga bild av tidsanvändning. Detta är det första steget mot effektiv planering.3. Gör en plan för din arbetsdag. Planera dina nästa dags aktiviteter kvällen innan. Se över din lista innan du börjar dagen. Listan ska vara generell och placerad på ett ark, och inte.