От автора: Валентина Коренная, 09/10/2012, Бизнес общуването включва постоянно балансиране между такт и постоянство, твърдост и уважение към партньора. Бизнес кореспонденцията е вид комуникация и в същото време начин за въздействие върху партньор или клиент, често възникват следните въпроси: „Какво да правим, ако партньорът не изпълнява задълженията си?“, „Как да напомним за събитие, което. е важен за вас, но в същото време не изглеждате твърде натрапчив?“ Етиката на бизнес комуникацията ви позволява да направите това с помощта на напомнящо писмо. Може директно и ненатрапчиво да ви напомни за неизпълнено обещание или задължение, да предупреди за последствията от неизпълнението му и да мотивира получателя към действие. Причините за писане на напомняния могат да бъдат както приятни, така и не много . Най-често те напомнят за: устни договорености, посочени в бизнес документацията (задължения, срокове за доставка и др.), в които адресатът трябва да участва (изложби, панаири, конференции и други събития); условията, посочени в бизнес документацията, е да информират и напомнят, в някои случаи, за искане, свързано с общи интереси. Разбира се, не можем да говорим за универсален шаблон за писане на напомнящи писма, но нека подчертаем най-характерните компоненти на такива писма: 1. Обръщаме се към адресата.2. Изказваме проблема и последствията от него.3. Обръщаме се към паметта на получателя, като посочим дата, номер и име. документ, в който са посочени задълженията на страните.4. Цитираме точките, които ни интересуват.5. Напомняме ви за сроковете.6. Молим Ви да изпълните условията на договора в посочения срок.7. Информираме ви за основните последици, които ще последват, ако не изпълните задълженията си.8. Напомняме ви за добрите страни на сътрудничеството и изразяваме надежда, че неприятното временно явление ще бъде отстранено.9. Надяваме се на по-нататъшно ползотворно сътрудничество.10. Подпис. В зависимост от всеки конкретен случай някои точки могат да бъдат съкратени или пропуснати, но е важно да запомните, че на адресата трябва само да се напомнят условията, но в никакъв случай не трябва да заплашват, сплашват или унищожават. След като получи такова писмо, адресатът трябва да помни своите задължения и да не иска да разочарова своя бизнес партньор, който се грижи за спазването на условията на договора и благосъстоянието на партньора. Когато пише напомняния, езикът на бизнеса писмо предлага следните шаблонни фрази: Напомняме ви... Информираме ви... Обръщаме вниманието ви... Считаме за необходимо да ви напомним...Уведомяваме ви...Считаме за необходимо да ви уведомим. ..На практика се случва да се налага да ви напомняме нещо не веднъж, а няколко пъти. В такива случаи е уместно да се използва по-строга формулировка: Убедително/спешно изискваме... Изискваме от вас... Настояваме... Препоръчително е да издадете напомнящо писмо на бланката на организацията. Това придава на писмото по-официален тон и насърчава сериозен и отговорен диалог. Освен това писмото за напомняне, написано на бланката на организацията, може да бъде и правен документ - „Напомнихме ви, дори и да сте забравили, а след това се обвинявайте.“ Бъдете любезни към адресата, разберете обстоятелствата му, уважавайте го, а след това и получателя ще се отнася с вас по същия начин. Успех на вас и вашите изпълнителни партньори и сътрудници!